Automatisierung kann dich ruinieren – wenn du die falschen Tools wählst

Wenn man Solo-Selbständig ist oder ein kleines Unternehmen ohne dedizierte Prozess, No-Cocde Mitarbeiter hat, dann vermeide diesen Fehler wenn du nicht ein Top technisches KnowHow hast.

Was brauche ich?

Ich wollte Online-Kurse entwickeln. Um daraus eine hohe Automatisierung mit Engagement zu haben, machte ich eine Marktrecherche und kam zu dem Verständnis das ich langfristig diese Funktionen brauche:

1) Marketing-Plattform

• Landing-Pages & Sales-Pages mit Templates, SEO-Basics und mobil-optimiert.

• Angebote & Checkout inkl. Coupons, Payment, One-Click-Upsells/Order-Bumps.

• Pipelines/Funnels: vorgefertigte Flow-Blueprints (Lead-Magnet → Nurture → Offer).

2) Newsletter & E-Mail-Marketing

• Broadcasts (einmalige Mailings) und Sequences (automatisierte Serien).

• Tags & Segmente für präzises Nurturing (z. B. „hat Lektion 3 abgeschlossen“).

• Events/Trigger aus Kurs-Aktionen (Kauf, Abschluss, Inaktivität).

3) Forum/Community

• Communities als eigener Mitgliederbereich: Threads, Events, Challenges.

• Produkt-gebunden (nur Käufer:innen) oder offen (Lead-Gen-Community).

• Gamification-Ansätze (Badges/Rollen) zur Aktivierung.

4) Workflow-Automatisierung

• If-This-Then-That-Regeln (z. B. „Wenn Lektion abgeschlossen → Tag setzen → E-Mail X senden → Angebot Y freischalten“).

• Webhooks/Integrationen zu Make/Zapier/Airtable für Spezialprozesse (z. B. CRM-Sync, Zertifikate, Analytics-Pipelines).

Der erste Gedanke ist klein anfangen, also ein System aufzubauen, mit klein anfangen kann man auch den Fehler machen, das man sich für jede Anforderung ein eigenes Tool kauft.

Fehler bei der Tool-Auswahl

Ich habe mir integrierte Tools wie Kajabi angeschaut, aber der Preis war mir zu hoch. Ein großer Fehler.

Dann suchte ich nach einzelnen Tools, die diese Funktionen oben abdecken. Auf Appsumo.com war zufällig vbout.com im Angebot. Also jetzt habe ich eine Marketingplattform, selbstverständlich braucht man für die Automatisierung die größte und teuerste Option.

So ging das dann weiter, ich habe mir einige Tools gekauft. Polls und Survey-Tools, LMS Systeme……..

Der Katzenjammer

Jetzt wollte ich die Systeme zu einem gesamten System zusammenbauen. Make.com oder n8n.io stehen ja zur Verfügung.

Leider funktionieren dann die zusammengesetzten Systeme nicht so richtig, oder lassen sich nicht richtig automatisieren. Vbout.com habe ich nicht automatisieren können, mit vielen RPA Tools getestet.

Tage sind ins Land gezogen und viel Geld und Zeit verbraucht. Natürlich lerne ich davon, das kann aber nicht das ziel für jeden Anwender sein.

Checkliste: Wann lohnen sich integrierte Systeme für Solo-Selbständige und Kleinunternehmen?

🚨 Die Kernfrage vorab

Integrierte Systeme lohnen sich IMMER, wenn:

• Du weniger als 10 Stunden/Woche für technische Integration hast

• Du keine dedizierte IT-Person oder Automatisierungs-Experten im Team hast

• Dein Kerngeschäft NICHT IT/Technik ist

• Du schnell starten und skalieren willst

Kostenvergleich: Integriert vs. Einzeltools

Szenario 1: Integrierte Lösung (z.B. Kajabi, Skool, Coachy)

• Monatliche Kosten: 119-399€

• Einrichtungszeit: 5-20 Stunden

• Laufende Wartung: 1-2 Stunden/Monat

• Versteckte Kosten: Minimal (meist nur Payment-Gebühren)

Szenario 2: Einzeltools + Integration

• Sichtbare Kosten:

  • Marketing-Tool: 49-199€/Monat

  • E-Mail-Tool: 29-99€/Monat

  • Community: 39-149€/Monat

  • Kursplattform: 29-99€/Monat

  • Automatisierung (Make/Zapier): 20-100€/Monat

  • Summe: 166-646€/Monat

• Versteckte Kosten:

  • Einrichtungszeit: 50-200 Stunden

  • Fehlersuche: 5-15 Stunden/Monat

  • Ausfallzeiten: Umsatzverlust nicht kalkulierbar

  • Externe Hilfe: 75-150€/Stunde bei Problemen

⚖️ Entscheidungsmatrix

Integrierte Systeme wählen wenn:

✅ Zeitbudget < 10h/Woche für Technik
✅ Keine Programmierkenntnisse vorhanden
✅ Schneller Launch wichtig (< 4 Wochen)
✅ Budget 200-400€/Monat verfügbar
✅ Standard-Funktionen ausreichend
✅ 1-Person-Unternehmen oder kleines Team

Einzeltools nur wenn:

✅ Technische Expertise im Team (Entwickler/No-Code-Experte)
✅ Sehr spezielle Anforderungen
✅ Zeit für Setup vorhanden (100+ Stunden)
✅ Bereitschaft für kontinuierliche Wartung
✅ Backup-Plan bei Ausfällen existiert

💰 Die wahren Kosten der "günstigen" Lösung

Beispielrechnung für Einzeltools (1. Jahr):

• Tools: 200€ × 12 = 2.400€

• Einrichtung (100h × 50€ Stundensatz): 5.000€

• Wartung (10h/Monat × 50€ × 12): 6.000€

• Ausfälle/Probleme (geschätzt): 2.000€

• Gesamt: 15.400€

Integrierte Lösung (1. Jahr):

• Tool: 250€ × 12 = 3.000€

• Einrichtung (20h × 50€): 1.000€

• Wartung (2h/Monat × 50€ × 12): 1.200€

• Gesamt: 5.200€

🎯 Auszug: Empfohlene All-in-One-Lösungen

Neben Kajabi was ich oben schon erwähnte.

GoHigh Level

GoHighLevel hat als CRM eine komplette Automatisierungsplattform integriert

Beehiiv

Beehiiv hat viele Tools integriert, ich schreibe ja jetzt den Newsletter damit:

1. Polls

2. Automatisierungen und Workflows

3. Surveys

4. uvm.

Die beiden Beispiele zeigen das es viele integrierte Produkte gibt die soviel ermöglichen ohne Brüche.

🔥 Der wichtigste Tipp

Deine Zeit ist dein wertvollstes Asset! Jede Stunde, die du mit Tool-Integration verbringst, könntest du in Content-Erstellung, Marketing oder Kundenkontakt investieren. Bei 50€ Stundensatz "kostet" dich eine 100-Stunden-Integration 5.000€ - davon könntest du Kajabi für 2,5 Jahre bezahlen.

Fazit: Für 95% der Solo-Selbständigen und Kleinunternehmer sind integrierte Systeme die bessere Wahl. Die scheinbar höheren Kosten amortisieren sich durch Zeitersparnis, Stabilität und schnellere Time-to-Market meist innerhalb von 3-6 Monaten.